3 Perkara Yang Wajib Dipatuhi Oleh Pengarah Syarikat Setiap Tahun

3 keperluan yang wajib dipatuhi pengarah syarikat setiap tahun

Pengarah syarikat bermaksud mana-mana individu yang menjawat jawatan pengarah sesebuah perbadanan menggunakan apa sahaja gelaran sekalipun. Di Malaysia, pengarah syarikat merujuk kepada pengarah syarikat sdn bhd atau berhad dan tidak termasuk perniagaan milikan tunggal atau perkongsian.

Akta Syarikat 1965 berfungsi mengawalselia penubuhan dan perjalanan sesebuah syarikat sdn bhd dan berhad yang ditubuhkan di Malaysia telah menggariskan 3 keperluan wajib yang perlu dipatuhi oleh semua pengarah syarikat setiap tahun.

3 keperluan wajib tersebut ialah:

  1. Membentangkan laporan akaun diaudit di dalam MAT syarikat
  2. Mengadakan mesyuarat agung tahunan
  3. Menyerahsimpan laporan tahunan

Membentangkan laporan akaun diaudit di dalam MAT syarikat

AS 1965 menghendaki setiap pengarah syarikat untuk menyimpan rekod-rekod perakaunan yang menjelaskan transaksi serta kewangan syarikat bagi membolehkan satu gambaran tepat lagi adil dapat diberikan berkaitan keadaan kewangan syarikat.

Aktiviti merekodkan transaksi akaun seeloknya dilakukan secara harian dan bukti-bukti transaksi seperti resit, invois, voucher pembayaran perlu disimpan dengan baik serta bersistematik. Transaksi akaun yang lengkap beserta buktinya dapat memudahkan proses penyediaan laporan akaun dan audit yang lengkap oleh juru audit.

AS 1965 juga menghendaki laporan akaun diaudit syarikat perlu dibentangkan di dalam (MAT) syarikat dalam tempoh selewat-lewatnya 18 bulan untuk tahun pertama syarikat ditubuhkan dan untuk tahun-tahun berikutnya sekurang-kurangnya sekali setahun pada selang masa yang tidak melebihi 15 bulan.

Tugas untuk menyediakan laporan akaun diaudit syarikat perlu diserahkan kepada juruaudit yang diiktiraf oleh Malaysian Institute of Accountant (MIA). Dengan bayaran tertentu yang dikenakan, juruaudit akan menyiapkan laporan ini yang kebiasaannya memakan masa diantara 1-3 bulan.

Jika laporan akaun diaudit gagal dibentangkan di dalam MAT syarikat atau pembentangan tersebut melebihi tempoh yang ditetapkan diatas, pengarah syarikat sekiranya disabitkan kesalahan di mahkamah boleh dipenjara untuk tempoh 5 tahun atau dikenakan penalti sebanyak RM30,000.

Mengadakan mesyuarat agung tahunan syarikat

Mesyuarat agung tahunan (MAT) syarikat ialah satu mesyuarat yang wajib diadakan setiap tahun. Ianya merupakan satu mesyuarat yang mengumpulkan ahli lembaga pengarah bersama semua pemegang saham syarikat bertujuan membincangkan beberapa perkara yang telah ditetapkan oleh AS 1965 untuk diperbincangkan.

MAT syarikat perlu diadakan selewat-lewatnya 18 bulan pada tahun pertama syarikat ditubuhkan dan selewat-lewatnya 15 bulan pada tahun-tahun berikutnya.

Tugas untuk mengadakan MAT syarikat ini perlu diserahkan kepada syarikat setiausaha untuk menguruskannya. Dengan bayaran tertentu yang dikenakan, syarikat setiausaha akan melaksanakan tugas ini dari permulaan penyerahan notis sehinggalah kepada penyediaan minit MAT syarikat.

Jika mesyuarat ini gagal diadakan melebihi tempoh yang ditetapkan diatas, setiap pengarah dan syarikat sekiranya disabitkan kesalahan di mahkamah boleh dikenakan penalti sebanyak RM5000.

Menyerahsimpan laporan tahunan syarikat ke SSM

Laporan tahunan syarikat ialah satu laporan yang perlu disediakan dan diserahsimpan ke SSM secara tahunan selewat-lewatnya 14 hari selepas selesainya MAT syarikat pada tahun tersebut. Laporan tahunan yang dihantar ini perlu dilampirkan sekali dengan laporan akaun diaudit syarikat yang terkini.

Sebagaimana tugas untuk mengadakan MAT syarikat, tugas penyediaan laporan tahunan syarikat ini juga perlu diserahkan kepada syarikat setiausaha untuk menguruskannya. Dengan bayaran tertentu yang dikenakan, syarikat setiausaha akan menyediakan laporan tahunan ini dan menyerahsimpannya ke SSM.

Kegagalan laporan ini diserahsimpan ke SSM dalam tempoh masa yang ditetapkan di atas boleh menyebabkan setiap pengarah dan syarikat sekiranya disabitkan kesalahan di mahkamah dikenakan penalti sebanyak RM2000.

Walaupun ketiga-tiga keperluan wajib yang dinyatakan diatas adalah menjadi tanggungjawab pengarah syarikat untuk melaksanakannya, ianya tidak perlu dilakukan sendiri oleh mereka.

Sebagaimana dinyatakan diatas, tugas menyediakan laporan akaun diaudit syarikat perlu diserahkan kepada juruaudit syarikat manakala tugas mengadakan MAT dan menyerahsimpan laporan tahunan syarikat pula perlu diserahkan kepada syarikat setiausaha untuk menguruskannya.

Apa yang diperlukan disini hanyalah sekadar arahan dari pengarah dan perbelanjaan yang perlu diagihkan untuk melaksanakan tujuan tersebut.

Hakikatnya, keperihatinan pihak pengarah dalam mematuhi ketiga-tiga keperluan setiap tahun yang dinyatakan diatas dapat mengelakkan syarikat dari menanggung kerugian akibat terpaksa menjelaskan panelti-panelti yang dikenakan oleh SSM.

Ia juga boleh mengelakkan imej syarikat dari tercalar dimata pelanggan mahupun para pekerja syarikat apabila pengarahnya diheret dan didakwa di mahkamah disebabkan kesalahan ini.

Selain itu masalah ketidakpatuhan ini juga boleh dielakkan dengan membuat pemilihan syarikat setiausaha yang cekap dan bertanggungjawab. Ini kerana adalah menjadi salah satu dari tanggungjawab syarikat setiausaha untuk menasihatkan pengarah syarikat bagi ketiga-tiga tanggungjawab yang digariskan diatas.

Ketidakcekapan atau ketidakbertanggungjawaban syarikat setiausaha dalam menjalankan tanggungjawabnya boleh menyebabkan kerugian serta kerosakan kepada imej sesebuah syarikat yang dijaganya.

Email this to someoneShare on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on TumblrShare on LinkedInDigg thisPrint this pagePin on Pinterest
shaiham Ibrahim

shaiham Ibrahim

Pengasas dan Pengerusi Eksekutif at MSIB Group Sdn Bhd
Seorang setiausaha syarikat berlesen oleh SSM (LS0009800). Berkelulusan ijazah sarjana muda dari Universiti Sultan Zainal Abidin, Terengganu. Sedang mengikuti program pengajian separuh masa dalam bidang pengajian undang-undang di UITM, Shah Alam.
shaiham Ibrahim

Apa kata anda ?

comments